Yleistä

Seminaarit ovat SOANK:n toiminnan peruskivet ja niitä pidetään keskimäärin 2-3 vuodessa eripuolille Suomea, joissa on opiskelijoiden asuinyhteisöjä. Seminaarit ovat kaksipäiväisiä, jossa ensimmäisenä päivänä tutustutaan asuinyhteisön toimintaan sekä isäntäkaupunkiin ja toisena päivänä järjestetään SOANK:n varsinainen kokous. Tilaisuuden lopuksi kirjataan raportti tuleville edustajille.

Seminaaripaikka

Pääsääntöisesti seminaareja pidetään niissä kaupungeissa, joista on edustaja Suomen opiskelija-asukkaiden neuvottelukunnassa, mutta mikäli kaupungissa ei ole edustajaa SOANK:issa, voidaan poikkeustilanteessa kokouksessa joku edustajista vastuuhenkilöksi, joka hoitaa seminaarien järjestelyt yhteistyössä paikallisten asukastoimijoiden ja säätiön edustajan kanssa. Seminaarien järjestämispaikkakunnan suhteen pyritään tasapuolisuuteen ja kattavuuteen. SOANK:n seminaaripaikka valitaan yleensä edellisessä kokouksessa.

Seminaarin valmistelu ja ohjelma

Ensimmäinen tehtävä valmistelussa on määrittää, mitä kaikkea seminaarin halutaan toteuttavan. Seminaarilla on yleensä jokin teema, jonka päälle tapahtumaa rakennetaan. Esimerkiksi teemana voi olla energiansäästäminen, jolloin tilaisuuteen voidaan kerätä materiaalia valmiiksi isännän energiansäästöratkaisuista. Seminaariin kuuluu yleensä kohteiden kiertelyä ja illallistamista ravintolassa. Tätä kaikkea varten on rakennettava ohjelma, jonka perusteella tarvittavia järjestelyjä aloitetaan tekemään. Seuraavassa on esimerkkipohja ohjelmalle, jollaisia monissa seminaareissa on esiintynyt:

Lauantai:

• 12 – 13  Saapuminen perille ja tavaroiden vienti hotelleille.
• 13 – 14  Päivällinen omakustanteisesti opiskelijaravintolassa.
• 14 – 15  Asuinyhteisön esittely.
• 15 – 16  Teemaan liittyvä esittely.
• 16 – 19  Kiertelyä asuinkohteissa.
• 19 – 21  Illallinen ravintolassa.
• 21 – Illan viettoa.

Sunnuntai:

• 12 – 15 Kokous
• 15 – Seminaari päättyy.

Seminaarin järjestäjät vastaavat loppupeleissä ohjelman suunnittelusta. Kun se on päätetty, täytyy tehdä tarvittavat toimet, jotta se voidaan toteuttaa. Tämä vaatii erilaisia varailuja ja päätöksiä, miten asiat hoidetaan. Tässä on lista perustoimista, joita seminaareissa yleensä esiintyy:

• Päätetään, miten matkustus kaupungin sisällä. Jos esimerkiksi käytetään busseja, hankitaan liput etukäteen.
• Jaetaan roolit järjestelyä varten, kuten kuka toimii oppaana ja kuka hoitaa hankinnat.
• Ostetaan muonat ja juomat esitelmiin, kokoukseen ja illanviettoon.
• Etsitään halpa opiskelijaravintola, joka on hyvällä sijainnilla.
• Sovitaan asuinyhteisön kanssa paikat, jossa esitelmät ja kokous pidetään, ja myös kuka sieltä esittelee tämän toimintaa.
• Hankitaan puhuja tilaisuuteen ja sovitaan tarvittavat järjestelyt tämän kanssa.
• Päätetään kohteet, joissa käydään, ja miten liikutaan niiden välillä aikataulu huomioon ottaen. Tämän jälkeen sovitaan näiden asukasyhteisöjen kanssa kohteen esittelystä.
• Varataan ravintolasta paikat illallista varten.
• Valmistellaan kokoustilat.

Valmisteluihin kannattaa varata tarvittava aika, jotta asiat pystytään hoitamaan ilman kiireitä. Kun valmistelut on tehty, täytyy myös seminaarista ilmoittaminen pystyä toteuttamaan. Tästä seuraavaksi.

Seminaarin kutsuminen

Seminaari kutsutaan kahdessa osassa: ennakkokutsu ja varsinainen kutsu.

Ennakkokutsu tehdään viimeistään kuukausi ennen itse seminaaria. Tämän voi hoitaa joko järjestäjät tai SOANK:n puheenjohtaja. Yleensä tässä kerrotaan SOANK:sta ja koska seminaari tulee olemaan. Sitä voidaan myös lähettää uusille asuinyhteisöille. Ennakkokutsussa on mukana tämän lisäksi tilinumero, johon maksetaan osallistumismaksu (50 euroa).

Varsinainen kutsu sen sijaan lähetetään viimeistään kaksi viikkoa ennen seminaaria ja se sisältää huomattavasti enemmän materiaalia. Ensimmäinen näistä on seminaarikutsu, jossa on kerrottu ohjelma ja joitain tietoja paikkakunnasta. Sitten on kokouskutsu, joka sisältää kokouskutsun. Tämän tekee SOANK:n puheenjohtaja. Lopuksi mukana on muita kokousmateriaaleja, kuten pöytäkirja tai toimintakertomus. Nämä lähetetään ilmoittautuneille osallistujille joko järjestäjien tai SOANK:n puheenjohtajan kautta.

Seminaarin kulku

Seminaarin kulussa pyritään seuraamaan ohjelmaa ja pyritään jakamaan roolit järjestäjien henkilöille. Yksi tai useampi henkilö johtaa edustajia eteenpäin ohjelman askel kerrallaan ja pitää huoli, ettei kukaan eksy matkalla.

Esitelmien aikana edustajat monesti kirjaavat ylös mitä sanotaan, jotta he voivat raportoida eteenpäin asuinyhteisöilleen. Puhujat itse käyttävät itse kalvoja tuodakseen asiansa tehokkaasti eteenpäin. Lopussa nämä voidaan vielä jakaa edustajille jälkikäteen.

Kohteiden kiertelyyn on monia tapoja ja nyrkkisääntö on, että kohteita on yleensä 2-3. Kulkeminen niiden välillä on aina vaihdellut, jotkut suosivat julkisia kulkuneuvoja kun taas toiset ovat käyttäneet yksityisautoja. Kohte-esittelyyn kannattaa varata tarpeeksi aikaa, jotta edustajat ehtivät kysymään kysymyksiä. Nämä antavat hyödyllistä tietoa miten asukastoiminta toimii kyseisellä paikkakunnalla. Kohdekiertelyn voi kuitenkin korvata teematapahtumalla, jos tällä on tarvetta.

Ensimmäisen seminarinpäivän päätteeksi järjestetään yhteinen illanvietto. Tämä alkaa ruokailulla jossakin ravintolassa, jossa edustajat voivat vapaasti keskustella toistensa kanssa. Tämän jälkeen siirrytään järjestäjien haluamaan illallispaikkaan. Siellä on yleensä jotain pientä tarjottavaa ja sauna valmiina.

Toisena seminaaripäivänä pidetään kokous, jonka sisältö perustuu kokouskutsun mukana tulleenseen esityslistaan. Se vaihtelee riippuen onko esimerkiksi kevätkokous vai ei. Kokous aloitetaan ilmoitusasioilla ja sen jälkeen käsitellään SOANK:n sisäisiä asioita, kuten toimintasuunnitelmaa seuraavalle vuodelle. Myös muitakin aiheita voidaan tässä käsitellä. Yksi merkittävä asia, jota kokouksessa käydään, on kohteiden kuulumiset, jossa voidaan jakaa ratkaisuja ja käytäntöjä eri paikkakuntien välillä. Hyvä tapa on, että jokainen paikkakunta tekee pienen kirjallisen raportin etukäteen kokouksen jouduttamiseksi. Lopuksi kokous päätetään ja jokainen raportoi sitten tapahtuneesta paikkakunnille.

Kustannukset

Lähettävä asumisyhteisö maksaa edustajansa majoittamisesta aiheutuneet kustannukset. Kokouksen kokonaiskustannukset katetaan osallistumismaksuilla ja asumisyhteisöjen tuella. Kokouksessa edustajille tarjotaan riittävät ruokailut. Mikäli kokouksen aikana on tarve siirtyä kimppatakseilla, nämä kulut voidaan arvioida etukäteen ja sisällyttää kokonaiskustannuksiin. Toinen vaihtoehto on, että edustajat laskuttavat kulut lähettäviltä yhteisöiltä.